שלבי תכנון וניהול פרויקט - איך מנהלים פרויקט - מדריך - Projecteam

login img
במרבית המקרים, ניהול פרויקט אינו פשוט וקל, לא משנה מה ההיקף של הפרויקט, תמיד יש לשים לב לתכנון הפרטים הקטנים הדורשים טיפול ולהתייחס ולדרישות המשתנות ללא הרף של הלקוחות ומסירת התוצרים בזמן. בפרויקטים רבים קיימים כל כך הרבה דברים שעלולים להשתבש בתהליך. כאשר מחלקים את הפרויקט לשלבים, כאשר לכל אחד מהם יעדים ותוצאות משלו, קל יותר לשלוט בפרויקט ובאיכות התפוקה.


מהם שלבי תכנון פרויקט? איך מנהלים פרויקט?

קיימים חמישה שלבים בניהול פרויקט, לפני שאתם מתחילים פרויקט חדש כדאי להכיר את השלבים הללו על מנת להקל עליכם את התהליך שעלול להיות מורכב למנהלי פרויקט חדשים ויעזור גם להבהיר ולסדר את הפרויקט גם לכאלה שניהלו בעבר פרויקטים מורכבים. כמות העבודה והתכנון הנדרשת להשלמת פרויקט יכולה להיראות עצומה. לא פעם קיימות עשרות ואף מאות משימות שצריך לבצע בדיוק בזמן הנכון וברצף הנכון. למנהלי פרויקטים קל הרבה יותר לנהל את הפרויקט על ידי פירוקו לחמישה שלבי ניהול פרויקט המרכיבים את מחזור החיים של הפרויקט כולו. שיטות ניהול פרויקטים יכולה לעזור לתת מבנה מסודר ולפשט אותם לסדרה של שלבים לוגיים הניתנים לניהול קל ופשוט יותר.

  • ייזום הפרויקט - זהו ללא ספק השלב הקריטי ביותר בתהליך ניהול כל פרויקט. בשלב זה הופכים רעיון מופשט למטרה מוגדרת. המטרה החשובה היא לזהות את הסיבה מאחורי הפרויקט ואת המטרות העיקריות של הפרויקט ולבצע מחקר מקדים על היתכנות הפרויקט. מה שקורה בשלב הראשון יקבע את הטון והיעדים למה שעתיד לבוא בהמשך. פרויקט נובע בדרך כלל מצורך עסקי או מטרה שנועדה לפתור בעיה, לחקור דרכים חדשות, לפתח מוצר חדש וכו'. הדרך הטובה ביותר להבין את האתגרים והיעדים היא באמצעות בריף פרויקט המתאר את המטרה והצרכים של הפרויקט. בשלב זה מומלץ להכין מסמך ניהול פרויקטים שיכיל את כל האינפורמציה הרלבנטית. זהו היא מסמך חשוב המורכב מפרטים כמו אילוצי הפרויקט, יעדים, מינוי מנהל הפרויקט, תקציב, ציר זמן צפוי וכו'.
  • תכנון הפרויקט - ברגע שהפרויקט מקבל אור ירוק, מנהל הפרויקט זקוק לתוכנית פרויקט על מנת להדריך את הצוות, לבצע את הפרויקט בזמן ולהישאר במסגרת התקציב. תוכנית פרויקט כתובה היטב נותנת הדרכה להשגת משאבים, רכישת מימון ורכישת החומרים הנדרשים. התוכנית מאפשרת לצוות מסלול נכון על מנת להשיג תפוקות איכותיות, טיפול בסיכונים, השגת היעדים בזמן, ניהול ספקים ועוד. תוכנית הפרויקט מכינה את הצוותים השונים למכשולים שעלולים לצוץ במהלך הפרויקט ומסייעת להם להבין את העלות, ההיקף ומסגרת הזמן של הפרויקט.
  • ביצוע הפרויקט – בדרך כלל שלב הביצוע הוא החלק הארוך ביותר בתהליך ניהול הפרויקט מכיוון שזהו הזמן בו מתבצעת העבודה בפועל. במהלך ביצוע הפרויקט, מנהל הפרויקט מדריך את הצוות - ואת בעלי העניין השונים באמצעות שורה של אבני דרך. בשלב זה חלה אחריות של מנהל הפרויקט על מספר רב של פרמטרים: ניהול תקציב הפרויקט, ניהול ציר הזמן, תכנון משאבים, דיווח להנהלה, ניהול סיכונים, ניהול בקרת איכות, ביקורות פנימיות, ניהול הצוות וישיבות, תקשורת וסנכרון בין גופים שונים. קיימים מספר מודלים בניהול פרויקטים. מנהלי פרויקטים משתמשים בהם על מנת לקבל את ההחלטות שלהם. באמצעות פלטפורמה אחת למעקב אחר התקציב, ציר הזמן, המשאבים והתקשורת ניתן להפוך את ניהול הפרויקט לקל ופשוט יותר.
  • ניטור ובקרה - בתהליך ניהול הפרויקט שלב הניטור והבקרה של הפרויקט פועלים במקביל לביצוע הפרויקט, ובכך מבטיחים עמידה ביעדים ובתוצרי הפרויקט. כאשר הצוותים השונים מבצעים את הפרויקט, מנהל הפרויקט חייב לפקח כל הזמן על ההתקדמות.
  • סיום הפרויקט – שלב סגירת הפרויקט מציין את סיום הפרויקט לאחר מסירתו הסופית. בדרך כלל
כדאי לקיים פגישת רפלקציה לאחר סיום הפרויקט על מנת לבדוק ולהבין את ההצלחות והכישלונות במהלך הפרויקט. שלב זה עוזר להבטיח שיפור מתמיד בתוך החברה על מנת לשפר את הפרודוקטיביות של הצוות בעתיד. המשימה האחרונה היא להשלים דוח מפורט המכסה כל ההיבטים החשובים.


Projecteam.tools הינה מערכת מבוססת WEB בענן לניהול פרויקטים ומשימות לארגונים וליחידים ופותחה בדגש מיוחד לתת מענה לניהול פרויקטים בכל תחומי החיים, הן לאנשים פרטיים, לחברות וארגונים קטנים וגדולים. המערכת קלה מאוד לשימוש ומאפשרת הקמת פרויקטים בחמישה שלבים קלים פשוטים ומהירים וזאת הודות לאשף הייחודי שפיתחנו המקל על המשתמש ביצירת פרויקט חדש. המערכת מעוצבת באופן ידידותי ונוח למשתמש הקצה וכמובן מותאמת גם לטלפונים ניידים. אנחנו כאן כדי לספק לכם את השירות הטוב ביותר באמצעות צוות תומכים מקצועיים המספקים מענה טכני לכל שאלה במייל באופן מהיר במיוחד. על מנת לשמוע פרטים נוספים על שיטות ניהול פרויקטים, אתם מוזמנים לצור איתנו קשר בטלפון: 055-996-6252, או צרו קשר כאן.
תמיכה